Создание макросов в Microsoft Word

   Для создания макросов в Microsoft Word существуют два метода: использование средства для записи макроса и прямое программирование в редакторе Visual Basic. Во втором случае надо знать язык программирования VBA. Рассмотрим первый метод.

Запись макроса

            В Microsoft Word средство записи макросов работает как магнитофон. С его помощью записываются все нажатия клавиш на клавиатуре и кнопок мыши, которые выполняет пользователь, после чего эти действия переводятся в текст программы на языке VBA. Эту программу затем можно неоднократно выполнять.

            Чтобы создать макрос с помощью средства записи, необходимо:

            1) выбрать пункт меню Сервис, в нём – подпункт Макрос, а затем – команду Начать запись;

            2) в появившемся диалоговом окне Запись макроса (рис. 1) в поле Имя макроса ввести имя нового макроса (желательно, чтобы имя макроса отражало смысл записываемых действий);

3) в списке Макрос доступен для выбрать шаблон или документ, в котором будет хранится макрос; если выбрать шаблон, то макрос будет доступен во всех документах, созданных на основе этого шаблона (при отсутствии достаточного опыта создания макросов желательно выбрать в списке имя активного документа);

            4) ввести описание макроса в поле Описание (это своего рода комментарий к макросу);

            5) если макросу не требуется назначать кнопку на панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш, следует нажать кнопку ОК, чтобы начать запись макроса. При этом на экране появится небольшое окно с изображением магнитофона;

            6) выполнить действия, которые следует включить в макрос. При записи нового макроса допускается применение мыши только для выбора команд и параметров.

Макросы применяют в основном для:

1.      ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования;

2.      объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным  числом строк и столбцов;

3.      автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.

1). Запись макроса. В Microsoft Word средство записи макросов работает как магнитофон. С его помощью записываются все нажатия клавиш на клавиатуре и кнопок мыши, которые выполняет пользователь, после чего эти действия переводятся в текст программы на языке VBA. Эту программу затем можно неоднократно выполнять.

            Чтобы создать макрос с помощью средства записи, необходимо:

1. Выбрать пункт меню Сервис, в нем – подпункт Макрос, а затем – команду Начать запись;
2. в появившемся диалоговом окне Запись макроса в поле имя макроса ввести  имя нового макроса (желательно, чтобы имя макроса отражало смысл записываемых действий);
3. в списке Макрос доступен для выбрать шаблон или документ, в котором будет храниться макрос; если выбрать шаблон, то макрос будет доступен во всех документах, созданных на основе этого шаблона (при отсутствии достаточного опыта создания макросов желательно выбрать в списке имя активного документа);
4. ввести описание макроса в поле Описание (это своего рода комментарий к макросу);
5. если макросу не требуется назначать кнопку на панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш, следует нажать кнопку ОК, чтобы начать запись макроса. При этом на экране появится небольшое окно с изображением микрофона.
6. выполнить действия, которые следует включить в макрос. При записи нового макроса допускается применение мыши только для выбора команд и параметров.

Для завершения записи макроса следует нажать кнопку Остановить запись.

Чтобы запустить макрос (выполнить записанные в нем действия), необходимо последовательно выбрать команды Сервис/Макрос/Макросы (или сразу вызвать окно с перечнем макросов путем одновременного  нажатия клавиш Alt+F8), в появившемся окне выбрать требуемый макрос и щелкнуть на кнопке Выполнить

Если некоторый макрос используется особенно часто, целесообразно назначить ему кнопку на панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш. Это позволит быстро вызывать макрос без открытия диалогового окна Макрос.

Чтобы назначить макросу кнопку на панели инструментов или команду меню, следует:

1)      в разделе Назначить макрос нажать кнопку панели и перейти на вкладку Команды;

2)      выбрать записываемый макрос в списке Команды  и перетащить мышью его на панель инструментов или в меню (предварительно открыв нужный пункт главного меню, например, Формат или Таблица);

3)      нажать кнопку Закрыть, чтобы начать запись макроса.

А для того чтобы назначить макросу сочетание клавиш:

1) нажать кнопку клавишам;

2) в поле Новое сочетание клавиш ввести сочетание клавиш (нажав одновременно соответствующие клавиши) и щелкнуть на кнопке Назначить;

3) Нажать кнопку Закрыть, чтобы начать запись макроса;