Отчеты предназначены для
вывода информации из баз данных на экран, принтер или файл.
Отчеты представляют пользователю возможность обобщения и анализа данных. При создании реальных баз данных создание отчетов обычно является завершающим этапом работы. Источником данных для отчетов служат не только таблицы, но и запросы.
Работать с отчетами можно в четырех
режимах:
1.
Представление
отчета. Является режимом просмотра отчетов, установленным по
умолчанию. Удобен тем, что позволяет скопировать данные из отчета в буфер
обмена.
2.
Предварительный
просмотр. В данном режиме отчет отображается в том виде, в
каком он будет напечатан. Используется для просмотра сформированного отчета
(например, перед отправкой на печать).
3.
Режим
макета и Конструктор.
Эти режимы используются, если необходимо внести изменения в отчет, изменить его
структуру либо редактировать данные.
Разработка
отчетов
В
MS Access
для создания отчетов можно использовать различные инструменты:
1. Отчет. Предназначен для быстрого создания отчетов. Достаточно выбрать источник данных и нажать кнопку
2.
Пустой
отчет. Позволяет создавать отчет с нуля в режиме макета.
3.
Наклейки.
Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер
подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.
4.
Мастер
отчетов. Служит для пошагового создания отчета. С его помощью
можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.
5.
Конструктор.
Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить
необходимые поля и элементы управления.
Для создания
отчета в Access необходимо выполнить следующие действия:
1. Выбрать источник данных.
2. Выбрать инструмент для создания отчета.
3. Добавить поля, расположить их в нужном порядке,
применить форматирование.
Создание
отчетов с помощью Мастера отчетов
Выбрать
в группе Отчеты вкладки Создание.
На каждом шаге следовать инструкции.
Результат (был выбран вид макета для отчета Табличный и исключено поле Код)
Создание
отчета с помощью Конструктора отчетов.
Выбрать
вкладки Создание
В результате в рабочей области появится бланк пустой
формы, которая не связана ни с каким источником данных. Для этого нажать на
кнопку 
В списке полей выбрать
и развернуть список полей необходимой таблицы, выбрав знак «+» рядом с именем таблицы. После чего знак изменится на «–»:
Поместить требуемые поля в область данных Конструктора отчета. Для этого выполнить двойной щелчок по названию поля в списке полей или перетащить поля из списка полей в область данных.
При
необходимости поменять положение и размеры полей в области данных (перетащить и
выровнять).
Создать необходимый
интерфейс отчета с помощью инструментов конструктора отчета.
Можно Упорядочить – В виде таблицы. В раздел Примечание
отчета добавим функцию для вычисления суммы из пункта
Результат отчета
Элементы отчета
можно увидеть в режиме конструктора в виде разделов.
1. Заголовок. Для добавления или удаления области заголовка необходимо выбрать в контекстном меню
2. Верхний колонтитул. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в контекстном меню конструктора отчетов
Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно уменьшить его высоту до 0.
3. Область данных. Располагается
между верхним и нижним колонтитулами страницы. Является обязательным разделом
отчета. Содержит данные, на которых основан отчет.
4. Нижний колонтитул. Этот
раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода
данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы.
5.
Примечание. Используется для
вывода общих итоговых значений или подписи, которые следует напечатать один раз
в конце отчета.
В
отчете можно создавать вычисляемые поля. Используют вычисляемые поля для
различных целей, в том числе и для проведения расчетов. Для выполнения
подсчетов в вычисляемые поля отчета вводят выражение. Выражения — это формулы,
в которых ссылками являются имена полей.
Литература:
1.
Градобаева, И.Б., Николаева, Е.А,
Microsoft Access.
Практические задания. Минск. «Аверсэв». 2002
2. Веретенникова,
Е.Г., Патрушина, С.М., Савельева, Н.Г. Компьютер для начинающего пользователя.
Практикум. Издательский центр «МарТ». Ростов-на-Дону. 2002
Комментариев нет :
Отправить комментарий